In heel veel salons ligt hij nog op de balie: het afsprakenboek. Een kolom per dag, een potlood erbij, een gum die sneller opgaat dan je zou denken. Kapsalons, nagelstudio’s, schoonheidssalons, er zijn zaken die er twintig jaar prima op draaien. Dit stuk gaat niet over de vraag of papier ouderwets is. Het gaat over de vraag wanneer het voor jóuw salon nog werkt, en wanneer niet meer.
Wat een papieren afsprakenboek goed doet
Laten we eerlijk zijn over wat papier sterk maakt. Je ziet je hele dag in één oogopslag. Hij heeft geen storing, geen update en geen wachtwoord. Een afspraak noteren kost drie seconden. En je hoeft niemand iets uit te leggen: een nieuwe collega snapt een afsprakenboek meteen.
Werk je alleen, zijn je klanten vooral vaste klanten die bellen of langskomen, en heb je weinig no-shows? Dan is een goede papieren kappersagenda of salonagenda kopen een prima keuze. Neem er dan een met tijdkolommen per kwartier en een kolom per medewerker, dan blijft hij leesbaar als je groeit.
Waar het gaat knellen
Het afsprakenboek houdt het meestal niet vol op een van deze punten. Herken je er twee of meer, dan kost papier je waarschijnlijk meer dan je denkt.
- Je neemt de telefoon op tijdens een behandeling. Met natte handen, halverwege een kleuring of een set nagels. Of je belt ’s avonds terug en de klant heeft inmiddels ergens anders geboekt.
- Je krijgt boekingen via WhatsApp en Instagram. Dan staan je afspraken op drie plekken, en overschrijf je ze ’s avonds uit je telefoon in het boek. Daar ontstaan dubbele boekingen.
- Je hebt no-shows. Een papieren boek stuurt geen herinnering. Eén klant die niet komt, is al snel een uur omzet die je niet terugkrijgt.
- Je werkt met meer mensen. Twee stylisten die tegelijk in hetzelfde boek gummen en schrijven, dat gaat een keer mis. En wie thuis wil kijken hoe morgen eruitziet, moet een foto laten sturen.
- Je zoekt klantgegevens op. Welke kleur had ze vorige keer, welke lengte, had ze nou een allergie? Dat staat in een schrift, op een kaartje of in je hoofd, maar niet naast de afspraak.
Het punt waar weinig salons bij stilstaan: privacy
In een afsprakenboek staan namen en telefoonnummers, en soms meer: een allergie, een huidaandoening, een zwangerschap. Dat zijn persoonsgegevens, en een deel daarvan zelfs gevoelig. Ligt het boek open op de balie waar de volgende klant meekijkt, dan is dat niet wat de privacywet bedoelt. Dat hoeft niet meteen een reden te zijn om over te stappen, maar leg het boek dan wel uit het zicht en noteer alleen wat je echt nodig hebt.
Wat een digitale agenda dan moet kunnen
Kies je voor digitaal, kijk dan niet naar de lengte van de functielijst maar naar wat je dag makkelijker maakt. Dit is de basis:
- Een kolom per medewerker, net als in je boek, met je eigen openingstijden en pauzes.
- Behandelingen met een vaste duur. Dan hoef je niet meer te rekenen of een kleuring met knippen nog voor zessen past. Reken je opruim- of inwerktijd mee.
- Online laten boeken, met grenzen. Klanten boeken zelf, maar alleen op tijden die jij wilt. Hoe je voorkomt dat je agenda daarbij vol gaten komt, lees je in online laten boeken zonder gaten in je agenda.
- Automatische herinneringen. Per mail zijn die bijna altijd inbegrepen. Dit is de functie die no-shows het snelst terugdringt.
- Een klantenkaart. Per klant de afspraken van eerder, wat ze had en jouw notities. Voor een kapsalon is dat het kleurrecept, voor een nagelstudio het product en de lengte.
- Werkt op je telefoon. Zodat je ’s avonds op de bank ziet hoe morgen eruitziet, zonder naar de zaak te gaan.
- Je gegevens zelf eruit kunnen halen. Je klanten en afspraken zijn van jou. Kun je ze niet zelf exporteren, dan zit je vast.
Wat hoort er op een klantenkaart?
Een goede klantenkaart scheelt je elke afspraak een paar minuten vragen. Denk aan naam, telefoonnummer en mailadres, de behandelingen van de afgelopen tijd, en een notitieveld voor wat alleen jij weet: de kleurformule, de vorm die ze fijn vindt, dat ze liever geen koffie wil. Allergieën en andere gevoelige dingen noteer je alleen als je ze nodig hebt voor de behandeling, en dan zo dat niet iedereen ze ziet.
Overstappen zonder dat je dag in de war raakt
De grootste zorg bij overstappen is meestal: al die afspraken die al in het boek staan. Zo doe je het rustig.
- Kies een startdatum, bij voorkeur aan het begin van een rustige week.
- Zet je behandelingen met prijs en duur in het nieuwe systeem.
- Neem de afspraken vanaf die startdatum over. Werk je al met een digitaal bestand, lees dan in plaats van overtypen: hoe dat werkt staat in je klantenbestand meenemen naar een nieuw systeem.
- Houd het boek een week of twee naast de digitale agenda, als vangnet.
- Zet pas daarna je online boekingslink op je website en in je Instagram-bio.
En de klant die gewoon wil bellen?
Die mag blijven bellen. Een digitale agenda betekent niet dat iedereen online moet boeken. Het betekent dat wat jij aan de telefoon inplant en wat ’s avonds online binnenkomt op één plek staat. Dat is uiteindelijk ook waar het papieren afsprakenboek om draaide: één plek waar je dag klopt.
Geschreven door Celine, eigenaar van Salonboekingen.