Online laten boeken klinkt als pure winst: je klant regelt het zelf, jij wordt niet gestoord tijdens een behandeling. Tot je na een week naar je agenda kijkt en ziet dat je dag eruitziet als een gatenkaas. Een afspraak om negen uur, dan niets tot elf, om half twee weer een, en die twee losse halve uren krijg je niet meer verkocht.
Hoe die gaten ontstaan
Een klant kiest het tijdstip dat haar het beste uitkomt, niet het tijdstip dat jouw dag het beste vult. Dat is logisch, en je kunt het haar niet kwalijk nemen. Maar het gevolg is dat je agenda zich van buiten naar binnen vult in plaats van aaneengesloten. Het restje van veertig minuten tussen twee afspraken is te kort voor je meeste behandelingen, dus het blijft leeg.
Op een dag met drie van die restjes ben je twee uur kwijt. Dat is geen kleine ergernis, dat is een halve behandeling per dag.
Alleen aansluitend laten boeken
De oplossing is eenvoudig van idee: laat het systeem alleen tijden aanbieden die tegen een bestaande afspraak aan liggen, of tegen het begin of eind van je werkdag. Staat er een afspraak tot half elf, dan is half elf het eerstvolgende tijdstip dat je klant ziet, niet elf uur.
Je agenda groeit dan als een blok in plaats van als losse punten. Je houdt aan het eind van de dag één aaneengesloten stuk over in plaats van drie snippers, en daar past wél nog iets in.
Let er wel op dat je dit per medewerker kunt instellen. Iemand die twee dagen per week werkt heeft een andere puzzel dan iemand die er vijf staat.
Wat je nog meer kunt doen
- Zet een ondergrens op hoe kort van tevoren geboekt mag worden. Twee uur is meestal genoeg om niet overvallen te worden, maar kort genoeg om een gaatje alsnog te vullen.
- Zet een bovengrens op hoe ver vooruit. Anders staat je agenda over vier maanden al dicht met afspraken die half worden afgezegd.
- Gebruik een wachtlijst. Zit je vol, dan laat je klanten zich melden. Valt er iets uit, dan heb je meteen iemand om te bellen in plaats van een gat.
- Reken de opruimtijd mee in je behandelduur. Een behandeling van een uur die in werkelijkheid zeventig minuten kost, loopt je hele dag scheef.
En de klant die belt?
Die blijft bestaan, en dat is prima. Het punt van online boeken is niet dat iedereen het doet, maar dat je ’s avonds om elf uur geen appjes meer hoeft te beantwoorden. Zorg alleen dat wat jij zelf inplant en wat online binnenkomt in dezelfde agenda staan. Twee lijstjes naast elkaar is hoe je een dubbele boeking krijgt.
Geschreven door Celine, eigenaar van Salonboekingen.