De meeste salonhouders blijven te lang bij een systeem dat ze niet fijn vinden, om één reden: het idee dat ze honderden klanten moeten overtypen. Dat hoeft bijna nooit. Dit stuk loopt langs wat er wél en niet meegaat, en waar het misgaat.
Begin met exporteren
Vraag bij je huidige systeem een export op, meestal als CSV-bestand. Dat is een bestand met kolommen dat je in Excel of Numbers kunt openen. Je wilt er minstens drie: je klanten, je behandelingen en je afspraken. Producten en voorraad zijn mooi meegenomen.
Kun je niet zelf exporteren en moet je erom vragen? Doe dat schriftelijk en vraag expliciet om een CSV. Je hebt recht op je eigen gegevens, ook op de gegevens van je klanten die jij hebt verzameld.
Kijk eerst in het bestand
Voordat je het ergens inleest, open je het en scrol je erdoorheen. Let op:
- Dubbele klanten. Bijna elk bestand heeft ze: dezelfde vrouw twee keer, één keer met en één keer zonder achternaam. Dit is het moment om op te ruimen, daarna wordt het lastiger.
- Telefoonnummers. Die staan vaak zonder de nul aan het begin, omdat Excel er een getal van maakte. Zet de kolom op tekst voordat je hem opslaat.
- Datums. Nederlandse en Amerikaanse notatie door elkaar is een klassieker. 3-4-2026 kan drie april of vier maart zijn.
- Klanten zonder mailadres. Die kun je gewoon meenemen, maar ze krijgen geen bevestiging. Weet dat van tevoren, dan schrik je er later niet van.
Afspraken uit het verleden
Neem je historie mee, want dat is precies wat een klantenkaart waardevol maakt: je ziet wat iemand vorige keer had en wanneer ze weer toe is aan een behandeling.
Let hierbij op twee dingen. Ten eerste mag er over oude afspraken geen mail de deur uit gaan. Een klant die vanavond een bevestiging krijgt voor een afspraak van vorig jaar, vertrouwt je systeem niet meer. Een fatsoenlijke import doet dat automatisch niet, maar controleer het voor je duizend regels inleest: begin met tien.
Ten tweede mogen oude afspraken niet meetellen in je omzet, anders staat er ineens een maand in je boeken die je al lang hebt afgesloten.
Wat er meestal niet meegaat
Foto’s van eerder werk, losse notities in vrije velden en cadeaubonnen komen zelden mee in een export. Maak daar een keuze in: de belangrijkste notities zet je met de hand over, de rest laat je los. Lopende cadeaubonnen houd je tijdelijk op papier bij tot ze op zijn.
De veilige volgorde
- Exporteer alles uit je oude systeem en bewaar dat bestand ergens veilig.
- Lees eerst je behandelingen in, dan je klanten, dan je afspraken. In die volgorde, anders weet het systeem bij een afspraak niet naar welke behandeling hij verwijst.
- Test met een handvol regels en kijk of het klopt.
- Doe daarna de rest.
- Draai een paar dagen dubbel voordat je je oude systeem opzegt.
En controleer of je uit je nieuwe systeem óók kunt exporteren. Niet omdat je van plan bent weg te gaan, maar omdat je gegevens van jou horen te blijven.
Geschreven door Celine, eigenaar van Salonboekingen.