Een agenda van een nagelstyliste werkt anders dan die van bijna elk ander vak. Je klanten komen elke drie of vier weken terug, dus de agenda van volgende maand vul je eigenlijk vandaag. En een behandeling die tien minuten uitloopt, schuift je hele middag op. Dit stuk gaat over hoe je je week zo plant dat hij klopt, of je nu met een papieren agenda, een app of een boekingssysteem werkt.
Begin met eerlijke tijden
De meeste uitloop ontstaat niet door een lastige klant, maar doordat de tijd in je agenda niet de tijd is die je echt nodig hebt. Schrijf een paar weken bij elke afspraak op hoe lang je er werkelijk over deed, van binnenkomen tot afrekenen. Doe dat per soort: een nieuwe set, bijwerken, gellak, verwijderen en een reparatie.
Tel daar bij wat je vaak vergeet: kleur kiezen, afrekenen, de volgende afspraak maken en je tafel klaarzetten voor de volgende klant. Dat zijn per afspraak een paar minuten, en over een dag is dat zomaar een halfuur. Zet die tijd in de duur van je behandeling, niet als hoop dat het wel past.
Werk je met meer mensen, kijk dan ook per stylist. Iemand die net begint doet langer over dezelfde set dan jij. Dat is geen probleem, zolang de agenda het weet.
Plan het ritme van je vaste klanten
Je vaste klanten zijn de basis van je agenda. Wie elke drie weken komt, wil je ook elke drie weken zien: wacht een klant te lang met bijwerken, dan heb je meer kans op loslaten en breuk, en dus meer werk aan dezelfde afspraak.
Het makkelijkste moment om dat te regelen is aan tafel. Plan de volgende afspraak terwijl de lamp nog aanstaat, niet als de klant al buiten staat. Wie met een afspraak de deur uitgaat, komt terug. Wie zegt “ik app je wel”, zit over twee maanden misschien bij iemand anders.
Kijk eens per maand wie er al lang niet is geweest en ook niets heeft staan. Een kort, persoonlijk berichtje doet daar meer dan een aanbieding.
Houd ruimte voor reparaties
Een nagel die afbreekt, wacht niet tot je agenda leeg is. Zit je week helemaal vol, dan prop je een reparatie tussen twee afspraken en loop je de rest van de dag achter. Houd daarom een of twee korte blokjes per week vrij voor reparaties, liefst verspreid over de week. Komt er niets, dan is het een moment om je tafel bij te werken of een bestelling te doen.
Spreek met jezelf af wat onder garantie valt en wat niet, en schrijf het op. Dan hoef je het niet per klant opnieuw te bedenken.
Niet alles hoeft online geboekt te kunnen
Online laten boeken scheelt je veel telefoontjes, maar sommige afspraken wil je eerst even zien. Een nieuwe klant die met product van een andere salon komt, heeft vaak extra tijd nodig om eerst te verwijderen. Laat zo iemand eerst contact opnemen, of zet het verwijderen als losse behandeling erbij zodat de tijd klopt.
Hetzelfde geldt voor extra’s als nail art of een extra kleur. Die horen bij een behandeling. Kan een klant alleen een extra boeken, dan staat er straks een afspraak in je agenda waar je niets mee kunt.
Voorkom gaten in je dag
Een uur vrij tussen twee afspraken klinkt fijn, maar een gat van veertig minuten vult niemand meer. Je wilt je afspraken zoveel mogelijk aansluitend hebben, en de lege tijd aan het begin of eind van je dag. Hoe je dat regelt als klanten zelf online boeken, lees je in online laten boeken zonder gaten in je agenda.
Minder no-shows
Een klant die niet komt, kost je een hele behandeling aan omzet, en die tijd krijg je niet terug. Drie dingen helpen het meest:
- Een herinnering een dag van tevoren. Dit doet het meeste, en het is ook het makkelijkst te regelen.
- Een duidelijke afspraak over annuleren, bijvoorbeeld tot 24 uur van tevoren. Zet het in je voorwaarden en noem het bij het boeken.
- Een aanbetaling bij nieuwe klanten. Vaste klanten ken je, maar iemand die je nog nooit hebt gezien laat je met een kleine aanbetaling bevestigen dat ze echt komt.
Plan ook je eigen tijd
Een pauze die niet in je agenda staat, bestaat niet. Blokkeer hem, net als een afspraak. Doe hetzelfde met de dingen die geen klant zijn maar wel moeten: je voorraad bijhouden en bestellen, je administratie, je eigen nagels. Eén vast moment per week voorkomt dat het in je avonden terechtkomt.
Papier, app of systeem?
Werk je alleen en boeken je klanten vooral bij jou aan tafel, dan kan een goede papieren agenda prima. Wanneer papier gaat knellen, lees je in van papieren afsprakenboek naar een digitale agenda. Kies je voor digitaal, let dan op wat bij nagels telt: een eigen duur per behandeling en per stylist, de vervolgafspraak meteen kunnen inplannen, en op de klantenkaart zien wat je vorige keer hebt gedaan. Wat Salonboekingen daarin doet, staat op de pagina boekingssysteem voor je nagelsalon.
Welke je ook kiest: een agenda klopt pas als de tijden erin eerlijk zijn. Daar begin je mee, de rest volgt.
Geschreven door Celine, eigenaar van Salonboekingen.