Er zijn twee momenten waarop de administratie van een salon pijn doet: ’s avonds als de kas niet klopt, en op de eerste van de maand als je cijfers moet aanleveren. Allebei zijn ze grotendeels te voorkomen.
Waarom je kas niet klopt
Een kas die niet klopt is bijna nooit een verdwenen briefje van vijftig. Het zijn bijna altijd dezelfde vier dingen.
- Je startbedrag stond niet vast. Als je ’s ochtends niet telt, weet je ’s avonds niet waarmee je vergelijkt. Tellen bij het openen is de belangrijkste gewoonte van de hele kasopmaak.
- Er is contant iets betaald uit de la. De bloemist, de bezorger, een pakje watten. Dat gaat eraf, en als je het niet noteert lijkt je kas leeg.
- Een fooi. Een contante fooi komt de la in maar staat niet op de bon. Reken je die niet mee, dan lijkt het of je te veel geld hebt.
- Pin en contant door elkaar. Een klant die de helft pint en de helft contant betaalt, terwijl de bon één bedrag is.
De rekensom die moet kloppen is: startbedrag, plus wat er contant binnenkwam, plus contant ontvangen fooi, min wat je contant uitgaf, min de fooi die je hebt uitgekeerd. Dat is wat er in de la hoort te liggen. Pin hoort daar niet bij, want dat geld zit op de bank.
Over fooien
Een fooi is geen omzet. Het is geen vergoeding voor een prestatie maar iets dat een klant vrijwillig geeft, dus er hoort geen btw over en het is geen winst van de zaak. Toch moet je het bijhouden, want het geld loopt wel via je la en je pinautomaat.
Wie de fooi vervolgens aangeeft verschilt. Werk je als zzp’er, dan geef je hem zelf aan bij je inkomsten. Keer je fooien uit aan iemand in loondienst, dan kan het loon zijn. Dat is een vraag voor je boekhouder, en het antwoord hangt af van hoe het bij jou loopt.
Wat je boekhouder echt nodig heeft
Meestal is het dit lijstje, per maand of per kwartaal:
- Je totale omzet, uitgesplitst naar btw-tarief.
- Het btw-bedrag daarbij.
- De verdeling over pin, contant en vooruitbetaald.
- Je contante uitgaven.
- Wat je hebt afgestort naar de bank.
Zorg dat je systeem het btw-tarief vastlegt op het moment van afrekenen en niet naderhand uitrekent. Verandert een tarief, of ga je de kleineondernemersregeling in of uit, dan moet wat vorig jaar gebeurde blijven staan zoals het was. Systemen die het tarief pas bij het rapport toepassen, veranderen met terugwerkende kracht je cijfers. Dat merk je pas als het misgaat.
Een werkwijze die het makkelijk houdt
’s Ochtends tel je de kas en leg je het startbedrag vast. Contante uitgaven noteer je op het moment zelf, niet aan het eind van de week uit je hoofd. ’s Avonds tel je opnieuw en kijk je naar het verschil: een paar euro is afronding, twintig euro is iets dat je wilt terugvinden.
Op de eerste van de maand draai je één overzicht uit, slaat het op als PDF en stuurt het door. Als dat meer dan vijf minuten kost, ligt het aan je systeem en niet aan jou.
Geschreven door Celine, eigenaar van Salonboekingen.