Als je gaat rondkijken naar een boekingssysteem, val je van de ene prijs in de andere. De een begint bij een tientje per maand, de ander vraagt het viervoudige, en er zit ook nog een groep tussen die helemaal geen prijs op de site zet. Dit stuk legt uit waar dat verschil vandaan komt, zodat je kunt vergelijken wat je echt gaat betalen.
Waar de prijs van afhangt
Bij vrijwel elke aanbieder zitten er drie knoppen in de prijs. De eerste is het aantal medewerkers. Werk je alleen, dan zit je vaak in het laagste tarief. Kom je op drie of vier stylisten, dan schuif je een trede omhoog, en dat gaat bij sommige systemen per persoon.
De tweede knop is het pakket. Agenda en online boeken zitten meestal in de basis. Afrekenen, voorraad, automatische herinneringen of rapportage zitten er regelmatig niet in. Precies de dingen die je op een gewone werkdag nodig hebt, staan dan een pakket hoger.
De derde knop is de transactie. Er zijn systemen die per online geboekte afspraak iets rekenen, of een percentage over wat je afrekent. Op een rustige maand merk je dat niet, op een drukke maand is het je grootste post.
De kosten die je niet op de prijspagina ziet
Reken ook de dingen mee die er niet als kosten uitzien.
- Opstarten. Sommige aanbieders vragen eenmalig voor het inrichten of het overzetten van je klantenbestand. Vraag daarnaar voordat je tekent.
- Berichten. Een herinnering per e-mail is bijna altijd gratis, per sms bijna nooit. Sms is prettig voor klanten die hun mail niet lezen, maar tel uit wat het per maand doet.
- Betalen. Wil je aanbetalingen vragen, dan loopt dat via een betaaldienst. Kijk of je je eigen account mag koppelen, want dan betaal je alleen de tarieven van die dienst. Gaat het geld eerst naar de softwareleverancier, dan zit daar meestal een opslag op en duurt het langer voor het bij jou is.
- Je gegevens eruit halen. Dit is de belangrijkste. Kun je op elk moment je klanten, afspraken en omzet exporteren, zonder dat je daarvoor moet bellen? Zo niet, dan is de prijs van overstappen later hoog, en dat weet de leverancier ook.
Wat is een redelijk bedrag?
Zet het naast wat het je oplevert. Eén no-show per maand die je voorkomt met een automatische herinnering is al snel meer waard dan het abonnement. Een uur per maand minder puzzelen met je omzetcijfers ook.
Een praktische grens: als je systeem meer kost dan één behandeling per maand en je gebruikt maar de helft van wat erin zit, betaal je voor het verkeerde. Andersom: als het goedkoop is maar je moet er drie losse programma’s naast houden, ben je duurder uit dan je denkt.
Vragen die je stelt voordat je kiest
- Zit afrekenen in de prijs, of is dat een duurder pakket?
- Betaal ik per medewerker, en wat gebeurt er als ik er een aanneem?
- Reken je iets per online geboekte afspraak?
- Kan ik mijn eigen betaalaccount koppelen?
- Kan ik mijn gegevens zelf exporteren, en in welk formaat?
- Kan ik per maand opzeggen, of zit ik aan een jaar vast?
Je hoeft niet het goedkoopste te kiezen. Je wilt kunnen uitrekenen wat je volgend jaar kwijt bent, en dat moet ook kloppen als je salon groeit.
Geschreven door Celine, eigenaar van Salonboekingen.